Decyzja odmowna wojewody w sprawie zezwolenia na pobyt czasowy to dla cudzoziemca – a często także dla jego pracodawcy i rodziny – poważny problem: zagrożona jest legalność pobytu, praca i plany życiowe. Decyzja pierwszej instancji nie jest jednak ostateczna. Wyjaśniam, jak się od niej odwołać, ile jest na to czasu i co dzieje się z pobytem w trakcie postępowania odwoławczego.
Kto wydaje decyzję, a kto rozpatruje odwołanie?
W pierwszej instancji o zezwoleniu na pobyt czasowy decyduje wojewoda właściwy ze względu na miejsce pobytu cudzoziemca – np. Wojewoda Mazowiecki w Warszawie albo Wojewoda Łódzki w Łodzi. Odwołanie rozpatruje Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców (UdSC). Na decyzję Szefa UdSC przysługuje skarga do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie.
Termin na odwołanie – 14 dni
Odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji (art. 129 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego). Termin liczy się od doręczenia, a nie od daty wydania decyzji; jeżeli cudzoziemiec ma pełnomocnika, decyzję doręcza się pełnomocnikowi. Odwołanie składa się za pośrednictwem wojewody, który wydał decyzję (art. 129 § 1 k.p.a.). Wniesienie odwołania jest bezpłatne.
Jeżeli termin został przekroczony bez winy cudzoziemca, np. z powodu choroby, można złożyć wniosek o jego przywrócenie – w ciągu 7 dni od ustania przyczyny uchybienia, jednocześnie wnosząc odwołanie (art. 58 k.p.a.).
Co powinno zawierać odwołanie?
Przepisy nie stawiają odwołaniu wysokich wymagań formalnych – wystarczy, że wynika z niego, że strona nie zgadza się z decyzją (art. 128 k.p.a.). W praktyce to jednak odwołanie często decyduje o wyniku sprawy, dlatego powinno:
- wskazywać, które ustalenia i argumenty wojewody są błędne – i dlaczego,
- odnosić się do każdej podstawy odmowy wskazanej w uzasadnieniu decyzji,
- zawierać nowe dowody i dokumenty uzupełniające braki – np. umowę o pracę lub inną umowę, dokumenty potwierdzające wysokość dochodu, ubezpieczenie zdrowotne, tytuł prawny do lokalu, zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami i składkami,
- zawierać wnioski dowodowe, np. o przesłuchanie świadków.
Szef UdSC rozpoznaje sprawę ponownie co do istoty – może więc uwzględnić dokumenty i okoliczności, których wojewoda nie znał. Przed napisaniem odwołania warto przejrzeć akta sprawy (art. 73 k.p.a.), aby sprawdzić, na jakich dokumentach i stanowiskach innych organów oparto odmowę.
Najczęstsze przyczyny odmowy
Podstawy odmowy wymienia przede wszystkim art. 100 ustawy o cudzoziemcach. Decyzje odmowne opierają się najczęściej na tym, że:
- cudzoziemiec nie wykazał spełnienia warunków dla danego celu pobytu (np. pracy, studiów, połączenia z rodziną) albo nie uzupełnił braków w wyznaczonym terminie,
- cel pobytu deklarowany we wniosku budzi wątpliwości – np. organ uznał zatrudnienie za fikcyjne albo pracodawca nie prowadzi rzeczywistej działalności,
- brakuje stabilnego i regularnego źródła dochodu lub ubezpieczenia zdrowotnego,
- dane cudzoziemca figurują w wykazie cudzoziemców, których pobyt na terytorium Polski jest niepożądany, albo w Systemie Informacyjnym Schengen,
- przemawiają za tym względy obronności, bezpieczeństwa państwa lub porządku publicznego – zwykle na podstawie stanowiska służb,
- we wniosku podano nieprawdziwe dane albo przedłożono nieprawdziwe dokumenty.
Każda z tych podstaw wymaga innej strategii. Przy zarzucie fikcyjnego zatrudnienia kluczowe są dowody rzeczywiście wykonywanej pracy, a przy względach bezpieczeństwa – precyzyjne zakwestionowanie sposobu, w jaki organ ocenił zgromadzone materiały.
Czy w trakcie odwołania pobyt jest legalny?
Jeżeli wniosek o zezwolenie złożono w czasie legalnego pobytu, a nie miał on braków formalnych albo braki usunięto w terminie, pobyt cudzoziemca uważa się za legalny od dnia złożenia wniosku do dnia, w którym decyzja w sprawie stanie się ostateczna (art. 108 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach). Decyzja wojewody, od której wniesiono odwołanie, nie jest ostateczna – legalny pobyt trwa więc także w czasie postępowania przed Szefem UdSC.
Ta ochrona nie obejmuje jednak etapu skargi do sądu administracyjnego. Cudzoziemiec, któremu ostatecznie odmówiono zezwolenia i który nie ma innej podstawy pobytu, jest obowiązany opuścić Polskę – co do zasady w terminie 30 dni (art. 299 ust. 6 ustawy o cudzoziemcach). Niewykonanie tego obowiązku może skutkować decyzją o zobowiązaniu do powrotu, a w konsekwencji wpisem do wykazu cudzoziemców niepożądanych i zakazem ponownego wjazdu.
Skarga do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego
Jeżeli Szef UdSC utrzyma odmowę w mocy, można wnieść skargę do WSA w Warszawie – w terminie 30 dni od doręczenia decyzji, za pośrednictwem Szefa UdSC (art. 53 § 1 i art. 54 § 1 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi). Od skargi pobiera się wpis; osoba, która nie jest w stanie ponieść kosztów, może ubiegać się o prawo pomocy. Sąd bada zgodność decyzji z prawem i co do zasady nie prowadzi nowego postępowania dowodowego – dlatego wszystkie dokumenty i argumenty warto przedstawić już w odwołaniu.
Długie oczekiwanie na decyzję – terminy wojewodów zawieszone do 4 marca 2027 r.
Wielu cudzoziemców w ogóle nie otrzymuje decyzji w rozsądnym czasie – postępowania przed wojewodami trwają miesiącami, a nawet latami. Na podstawie art. 100d ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa – który dotyczy wszystkich cudzoziemców, niezależnie od obywatelstwa – terminy załatwiania przez wojewodów spraw o zezwolenia na pobyt czasowy, stały i rezydenta długoterminowego UE nie biegną do 4 marca 2027 r., a przepisy wyłączają w tym zakresie środki na bezczynność, takie jak ponaglenie. Część sądów administracyjnych, powołując się na konstytucyjne prawo do sądu, rozpoznaje mimo to skargi na bezczynność wojewodów w sprawach trwających wyjątkowo długo – tak orzekł m.in. WSA w Gliwicach w nieprawomocnym wyroku z 2 czerwca 2026 r. (sygn. II SAB/Gl 93/26). Więcej o środkach na bezczynność urzędu piszę w artykule Urząd nie wydaje decyzji – ponaglenie i skarga na bezczynność do WSA.
Odwołanie czy nowy wniosek?
Czasem korzystniejsze niż odwołanie jest złożenie nowego wniosku – np. gdy zmienił się cel pobytu (nowy pracodawca, małżeństwo z obywatelem Polski, studia). Od 27 kwietnia 2026 r. wnioski o zezwolenie na pobyt czasowy, stały i rezydenta długoterminowego UE składa się wyłącznie elektronicznie, przez Moduł Obsługi Spraw (MOS); wniosek złożony na papierze pozostaje bez rozpoznania. Kolejny wniosek nie zawsze zapewnia legalność pobytu, dlatego decyzję o strategii najlepiej podjąć przed upływem terminu na odwołanie.
Najczęstsze pytania
Czy mogę napisać odwołanie w języku angielskim lub ukraińskim?
Postępowanie toczy się w języku polskim – odwołanie powinno być napisane po polsku, a dokumenty w języku obcym należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski sporządzonym przez tłumacza przysięgłego. Pełnomocnik może prowadzić całą korespondencję z urzędem w imieniu cudzoziemca.
Ile trwa postępowanie odwoławcze?
Według Kodeksu postępowania administracyjnego sprawa w drugiej instancji powinna być załatwiona w ciągu miesiąca od otrzymania odwołania, ale w praktyce trwa to zwykle dłużej – nawet kilka miesięcy.
Czy te zasady dotyczą obywateli Ukrainy?
Tak, w zakresie zezwoleń na pobyt czasowy obowiązują te same procedury. Obywatele Ukrainy korzystający z ochrony czasowej (przedłużonej do 4 marca 2027 r.) mogą ponadto od 4 maja 2026 r. ubiegać się o kartę pobytu CUKR.
Jak mogę pomóc?
Pomagam cudzoziemcom i ich pracodawcom na każdym etapie postępowania pobytowego:
- analizuję decyzję i akta sprawy oraz oceniam szanse odwołania,
- przygotowuję odwołanie i kompletuję brakujące dokumenty,
- reprezentuję cudzoziemców przed wojewodą i Szefem Urzędu do Spraw Cudzoziemców,
- przygotowuję skargi do WSA w Warszawie i skargi kasacyjne do Naczelnego Sądu Administracyjnego,
- doradzam przy wyborze właściwej podstawy pobytu i pracy.
Pomoc świadczę w języku polskim. Kancelaria przyjmuje klientów w Warszawie i w Łodzi, a konsultacje są możliwe także online.
- Warszawa: Al. Jerozolimskie 29 lok. 6, 00-508 Warszawa
- Łódź (oddział): ul. 11 Listopada 19 lok. 48, bl. 26, 91-370 Łódź
- Telefon: 790 77 88 88 (w sprawach pilnych – całodobowo)
- E-mail: anna.szydlowska@adwokatura.pl
Potrzebujesz pomocy w sprawie pobytowej? Zobacz: pomoc prawna dla cudzoziemców albo zadzwoń: 790 77 88 88 (Pn–Pt 8:00–20:00, w sprawach pilnych całą dobę).
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w konkretnej sprawie. Stan prawny na 2 października 2026 r.
adwokat Anna Szydłowska
tel. 790 77 88 88